Mit E-Mails effektiv Marketing und Pressearbeit betreiben
Warum ist Email-Marketing wichtig für mein Unternehmen?
Warum ist Email-Marketing so wichtig? Mit E-Mails effektiv Marketing und Pressearbeit betreiben.
Auch wenn es heutzutage durch Web 2.0-Technologien eine Vielzahl neuer Kommunikationsmöglichkeiten gibt, wie zum Beispiel soziale Netzwerke, RSS-Feeds und Internettelefonie, gilt das Marketing per E-Mail noch immer nicht als überholt. Wie Statistiken belegen, empfangen und senden noch immer rund 80 Prozent aller Internetnutzer E-Mails, während soziale Netzwerke nur von rund 40 Prozent genutzt werden. Gerade ältere Konsumenten setzen auf die direkte Kommunikation und scheuen sich davor, Mitglieder in Online-Communities zu werden. Man kann also durchaus davon ausgehen, dass die E-Mail als Marketinginstrument auch in den nächsten Jahren in der klassischen PR und im Geschäftsleben unentbehrlich bleibt.
Wie wird Email-Marketing für PR- und Pressearbeit eingesetzt?
Bereits vor der Entwicklung der neuen Medien hatten Marketing und Pressearbeit den Zweck, eine Bindung von Kunden oder Geschäftspartnern an ein Unternehmen sowie die Neukundengewinnung zu fördern und zu erhalten. Dies hat sich seit der Erfindung des Internets nicht geändert. Während vor einigen Jahrzehnten jedoch noch hauptsächlich gedruckte Werbung oder Informationen in Form von Briefen, Karten, Broschüren oder Katalogen versandt wurden, können Konsumenten oder Unternehmen heute viel unkomplizierter und schneller mit einer E-Mail oder einem Newsletter erreicht werden. Dennoch sind die Inhalte im Grunde genommen gleich geblieben:
-Neue Kunden werden nach der Registrierung begrüßt
-Es werden neue Produkte oder Dienstleistungen vorgestellt.
-Es wird über Entwicklungen innerhalb eines Unternehmens berichtet.
-Es werden Veranstaltungen, wie Messetermine, Workshops oder Produktpräsentationen angekündigt.
Darüber hinaus dient die E-Mail auch zum Versenden von Pressemitteilungen an Presseagenturen, Journalisten oder Verlage und kann zudem die Besucherzahlen auf einer Firmenwebsite erhöhen.
E-Mail oder Newsletter – Was ist der Unterschied?
Auch ein Newsletter ist eine E-Mail, jedoch mit dem Unterschied, dass er in der Regel periodisch versendet wird, beispielsweise wöchentlich oder monatlich. Ein regelmäßig versendeter Newsletter kann ein wichtiges Instrument im E-Mail-Marketing sein. E-Mail-Marketing-Texte sind personalisierter und können zur Begrüßung, Erinnerung oder Angebotsbekanntmachung dienen.
Was muss beim Senden von E-Mails für das Marketing beachtet werden?
Bevor E-Mails und Newsletter für das Marketing eingesetzt werden können, stehen in Deutschland gesetzliche Regelungen, die im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) festgeschrieben sind. Insbesondere gilt hier der Paragraph 7 (http://dejure.org/gesetze/UWG/7.html), der regelt, wie auf unterschiedlichen Wegen der Telekommunikation gegenüber Verbrauchern oder Unternehmen geworben werden darf. Eine unerlaubte E-Mail-Werbung kann zu einer Abmahnung durch die Bundesnetzagentur in Verbindung mit hohen Bußgeldern führen. E-Mails zu Marketingzwecken dürfen nicht versandt werden, wenn keine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers vorliegt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine E-Mail-Adresse aus einem öffentlichen Verzeichnis oder von Visitenkarten bezogen wurde. Anders sieht es dann aus, wenn die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einer Dienstleistung oder dem Warenverkauf angegeben wurde und der Kunde deren Verwendung zu Werbezwecken explizit zugestimmt hat. Auf einer Website wird dies in der Regel über das doppelte Opt-In-Verfahren geregelt: Der Kunde stimmt durch Setzen eines Häkchens dem Erhalt zukünftiger E-Mails oder Newsletter zu und bestätigt diese Zustimmung noch einmal durch Anklicken eines Links in einer Check-Mail. Wichtig ist es, dass Kunden bereits vor der Aufnahme der Adresse davon informiert werden, dass die Genehmigung jederzeit widerrufen werden kann. Vor dem Versenden eines Newsletter oder einer Werbe-E-Mail sollte daher Folgendes gecheckt werden:
-Gibt es eine Einwilligung durch den Kunden und ist diese korrekt?
-Kann die Einwilligung bewiesen werden?
-Ist es möglich, den Newsletter auch anonym zu beziehen?
-Können Newsletter oder Werbemail abbestellt werden?
-Sind Nutzungsrechte für die verwendeten Bilder und Fremdtexte vorhanden?
Wie können E-Mail- und Newsletter-Empfänger akquiriert werden?
Vorausgesetzt, die rechtlichen Vorgaben werden beachtet, können neue Kunden durch ein Eintragsformular auf der Firmenwebsite oder dem Online-Shop oder durch Hinweise bei Verkäufen gewonnen werden. Möglich sind indessen auch die Bannerwerbung auf anderen Websites, Anzeigen in sozialen Netzwerken oder in anderen Newslettern. Gern wird auch immer noch die Offline-Werbung eingesetzt; zum Beispiel werden Webadressen auf Gutscheine oder in Broschüren gedruckt, um Kunden zum Aufruf der Website aufzufordern.
Die Netiquette – Auch bei der elektronischen Kommunikation gelten Benimmregeln
Wer sein Gegenüber erreichen und nicht verärgern möchte, hält gewisse Spielregeln ein, die eine für alle Beteiligten angenehme Art der Kommunikation ermöglichen. Das beginnt bereits bei der Lesbarkeit der E-Mails. Die korrekte Schreibweise inklusive der Groß-und Kleinschreibung sowie ein grammatikalisch richtiger Satzbau sollten genauso selbstverständlich sein, wie eine gut lesbare Schriftart und der Verzicht auf unnötige Formatierungen. Sehr unangenehm lesen sich beispielsweise Texte, die nur in Großbuchstaben geschrieben oder durchgängig fett formatiert sind. Vorsicht ist bei der Nutzung fremden Materials wie Fotos oder Textpassagen geboten. In Deutschland gilt das Urheberrecht, das die ungenehmigte Nutzung fremder Werke verbietet. Sofern also für die Nutzung von Bild- oder Textmaterial keine Nutzungsrechte vorliegen, sollte darauf verzichtet werden. Insbesondere Fotos oder Grafiken können jedoch kostenlos oder preisgünstig über sogenannte Stockfotoagenturen wie Fotolia oder pixelio.de erworben und genutzt werden.
Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Standards zur Übermittlung von E-Mails eingehalten werden, damit diese den Empfänger auch so erreichen, wie sie verschickt worden sind. Beim Einsatz moderner E-Mail-Programme ist das jedoch in der Regel heutzutage kein Problem mehr.
Was ist beim Gestalten der Inhalte von E-Mails und Newslettern zu beachten?
Wichtig ist es, dass sich der Text in der E-Mail auf das Wesentliche beschränkt. Meistens gilt hier das Sprichwort „In der Kürze liegt die Würze“. Viele Menschen lesen ihre Nachrichten inzwischen auf einem Smartphone oder einem Tablet und sind schnell abgeschreckt, wenn die E-Mail-Inhalte zu lang sind. Sind längere Texte notwendig, sollten diese sinnvoll gegliedert und bestenfalls durch Überschriften aufgelockert werden. Beim Gestalten der E-Mails darf auch die Zielgruppe nicht aus den Augen gelassen werden. Das betrifft insbesondere die Anrede, den Sprachstil und die Wortwahl. Entscheidend sind indessen auch die Ziele, die erreicht werden sollen. Insbesondere sind das diese:
-Der Empfänger soll die beschriebenen Produkte ansehen und kaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
-Das Image des Unternehmens soll dem Kunden in guter Erinnerung bleiben.
-Wichtige Informationen und Neuigkeiten sollen weiter verbreitet werden.
-Es sollen Interessen für bestimmte Themen geweckt werden.
E-Mails oder Newsletter sollten daher auch sogenannte Call-to-Actions in Form von Links oder verlinkten Bildern enthalten, über die der Adressat auf die Website des Unternehmens oder andere relevante Inhalte gelangt. Neue Produkte oder Dienstleistungen erreichen den Empfänger so auf unterschiedlichen Wegen und können ihn sogar über verschiedene Sinne ansprechen, wenn die Links zu Werbevideos oder Podcasts führen.
Wie landen die E-Mails beim Empfänger nicht im Spam-Ordner?
Viele E-Mails oder Newsletter erreichen ihre Empfänger nicht, weil sie durch den Provider oder das Mail-Programm bereits herausgefiltert und in den Spam-Ordner einsortiert werden. Damit das nicht passiert, sollten einige wichtige Aspekte beachtet werden. Spam-Filter arbeiten nach bestimmten Kriterien, beispielsweise beachten sie den Absendernamen, das Betreff-Feld, wie viele Empfänger im Cc-Feld angegeben sind und verdächtige Schlüsselwörter. Bereits beim Absendernamen und bei der E-Mail-Adresse des Absenders sollte daher auf Seriosität geachtet werden. Adressen wie „[email protected]….“ oder [email protected]… werden von den Filtern in der Regel als Spam erkannt. Auch in der Betreffzeile sollten keine Abkürzungen oder kryptische Zeichen stehen – ein aussagekräftiger Betreff ist übrigens auch für den Empfänger nützlich, der auf einen Blick sieht, was ihn in der E-Mail erwartet. Nach Möglichkeit weren Worte wie „Supersonderangebot“ oder Abkürzungen wie „XXL“ vermieden. Diese erkennen viele Filter nämlich als Unworte und lassen die E-Mail daher gar nicht erst durch. Auch der Verzicht auf Anhänge ist empfehlenswert.
Warum ist das Email-Marketing so wichtig?
Auch in den Zeiten des Social-Media-Marketings ist das E-Mail-Marketing noch längst nicht Vergangenheit. Im Gegenteil, beide Methoden können sich hervorragend ergänzen: Während die sozialen Medien die Daten liefern und erste Kontakte hergestellt werden können, dient die E-Mail als Mittel, um den Direktkontakt zu den Kunden herzustellen. Dies gelingt jedoch nur dann, wenn der Kunde für ihn relevante Botschaften erhält. Wichtig ist es daher, gut überlegte Kampagnen zu starten, die Kauf- und Gesprächsanreize setzen. Diese behalten insbesondere:
für den Empfänger personalisierte und relevante Inhalte
intelligente Links zu weiterführenden Angeboten
eine enge Verbindung mit den sozialen Netzwerken
Im Unterschied zum Social-Media-Marketing lassen sich beim E-Mail-Marketing themenrelevante und kundenspezifische Verteiler aufbauen, die vielfach einsetzbar sind. E-Mail und Newsletter sind daher auch heute noch wichtige Hilfsmittel, um die Kunden dauerhaft zu binden und eine Marke aufzubauen.
Über den Autor
Marc Kresin ist Vorstand der treaction und arbeitet seit der Jahrtausendwende im CRM & Marketing Bereich. Die treaction AG ist ein spezialisierter Dienstleister für das Thema Email-Marketing. Herr Kresin steht Ihnen gerne für Ihre Fragen rund um das Thema Email-Marketing zur Verfügung.
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