Sonntag, Februar 25, 2024
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Die Urlaubsverwaltung im Unternehmen

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Foto: shutterstock.com/Rawpixel.com

Das Thema Urlaubsplanung kostet Personaler regelmäßig Arbeitszeit und manchmal Nerven, sofern nicht auf smarte HR Software wie kiwiHR zurückgegriffen wird. Besonders während und vor der Ferienzeit wird das Thema zeitintensiv. Das liegt häufig daran, dass der Umfang der ganzheitlichen Urlaubsverwaltung unterschätzt wird.

Urlaubsverwaltung als Zeitfresser für Personaler

Urlaubsverwaltung besteht nicht nur daraus Urlaubsanträge zu stellen beziehungsweise diese zu validieren. Wichtiger und zeitraubender für Personalmanager ist es, Mitarbeiterengpässe zu vermeiden, individuelle Urlaubskonten der Mitarbeiter fehlerfrei zu pflegen und als Ansprechpartner bezüglich jeder offenen Frage zu dienen. Noch immer müssen in zahlreichen Unternehmen Urlaubsanträge ausgedruckt und nach Durchsicht des Personalers an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Nach der Validierung wird der Antrag wieder über den HR Manager zurückgeschickt. Im Falle der Bestätigung des Antrages muss der Zeitraum noch in das System zur Urlaubsverwaltung übernommen werden. Dieses Vorgehen bedeutet nicht nur eine hohe Arbeitslast für die HR Abteilung, sondern verlängert auch die Wartezeiten und erschwert die Planung aller Angestellten. Umständlich wird das Fehlzeitenmangement vor allem dann, wenn Überschneidungen in der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung festgestellt werden und Anträge zurückgewiesen werden müssen oder aufgrund Planungsfehler storniert werden müssen. Unter Umständen führen Fehler in der Urlaubsverwaltung dann sogar zu Streitigkeiten im Unternehmen.

Optimieren Sie interne Prozesse

Manuelle Urlaubsverwaltung in Form von Excel-Tabellen oä. können nicht effizient sein. Smarte HR Software wie kiwiHR wurde eigens für den Bereich Human Resources entwickelt und bietet alle Funktionen die nötig sind, um häufige Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu optimieren. Dabei wird Transparenz geschaffen und Fehler können in der Planung vermieden werden . Knapp 80 % der Verantwortlichen im Bereich Personalwesen geben an, dass ihnen smarte HR Software dabei hilft, ihre Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch besser zu erledigen. Ein Grund mehr, sich die Vorteile solcher Online Tools einmal genauer anzusehen.

1. Entlastung des Personalwesens

Durch den Einsatz von HR Software und Prozessautomatisierung nimmt die Prüfung von Urlaubsanträgen und anderes Fehlzeitenmanagement künftig nur noch einen Bruchteil der Zeit ein, der für die manuelle Verwaltung anfällt. So dauert das Beantragen und das Verwalten von Anträgen weniger als 10 Sekunden. Informationen wie Resturlaub, Urlaubsanspruch und die Urlaubsmitnahme werden dabei automatisch und übersichtlich dargestellt.

2. Einfachere Prozesse für Mitarbeiter

Was wäre, wenn Mitarbeiter stets die Übersicht über den verbleibenden Urlaubsanspruch hätten, mit einem einfachen Mausklick einen Urlaubsantrag stellen und noch am gleichen Tag die Zusage oder Ablehnung bekommen würden? Arbeitnehmer werden dadurch flexibler in ihrer Planung und Führungskräfte verwenden nur noch einen Bruchteil der Zeit auf das Validieren eines Urlaubsantrages, da mühelos Engpässe erkannt werden können. Der Umweg über Personalmanager kann somit bei der Urlaubsverwaltung zukünftig komplett wegfallen und offene Fragen gibt es auch keine mehr.

3. Mehr Transparenz für Arbeitgeber und -nehmer

Sowohl Arbeitgeber als auch Abteilungsleiter und die Mitarbeiter selbst haben mit einem zentralen Fehlzeitenmanagement direkten Zugriff auf eine Übersicht ihres eigenen Urlaubskontingents, beziehungsweise die Daten ihres Teams. Missverständnisse oder Nachfragen in der Personalabteilung zum Fehlzeitenmanagement werden somit überflüssig.

4. Einfache Verwaltung großer Datenmengen

Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto schwieriger wird es für die Personalabteilung, die Übersicht über die unterschiedlichen Konditionen und Rahmenbedingungen der verschiedenen Angestellten zu behalten. Das kiwiHR Fehlzeitenmanagement speichert diese Daten und zieht sie automatisch zur Berechnung des Urlaubsanspruchs heran. Dies entlastet nicht nur die zuständigen Personaler, sondern sorgt auch dafür, dass Fehler im Fehlzeitenmanagement künftig der Vergangenheit angehören.

5. Optimierungspotentiale auch bei anderen Prozessen

Smarte HR Software wie kiwiHR bietet neben der Urlaubsverwaltung auch weitere nützliche Funktionen an, die HR Manager und Mitarbeiter dazu ermöglichen, täglich zeitsparend Arbeiten zu können. Arbeitszeiterfassung mit einem automatischen Überstundenkonto, sowie einfaches Mitarbeitermanagement in Form der digitalen Personalakte vereinfachen tägliche Prozesse. Digitales Dokumentenmanagement fördert die Transparenz und Auffindbarkeit wichtiger Dokumente und Informationen. Durchdachtes Mitarbeiter Onboarding unterstützt beim Zurechtfinden neuer Mitarbeiter im neuen Unternehmen und fördert die Produktivität ab dem ersten Arbeitstag.

Die Aufgaben in der Personalabteilung sind nicht nur von größter Wichtigkeit, sondern auch außerordentlich vielfältig: Neben dem Recruiting neuer Mitarbeiter und der Verwaltung bereits
angestellter Arbeitnehmer, gehört auch die Aus- und Fortbildung der Fachkräfte zu den Tätigkeitsbereichen. Fehlzeitenmanagement ist nur ein kleiner Teilbereich, der dementsprechend auch nicht zu viel Aufwand bedeuten sollte. Durch den Einsatz smarter HR Software wie kiwiHR schaffen Sie die Möglichkeit mehr Arbeitszeit den wichtigeren Aufgaben zuzuwenden, während gleichzeitig noch Fehlerpotentiale vermieden werden.

 

Laura Langer
Laura Langer
Laura ist seit Mitte 2015 als Redakteurin und Marketing Manager bei Business.today Network tätig. Zuvor machte Sie Ihren Master-Abschluss in BWL mit Schwerpunkt Marketing.
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