Gastbeitrag
Heutzutage geht es in der Unternehmenskommunikation nicht nur darum, Kunden zu verstehen, um sie mit individuellen Botschaften erreichen zu können, sondern auch, dabei möglichst effizient zu sein. In diesem Kontext ist immer häufiger von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung die Rede. Erstaunlicherweise sind viele Unternehmen daran interessiert, KI zu nutzen, um mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern besser zu interagieren – jedoch nicht daran, ihre eigenen internen Kommunikationsprozesse effizienter zu gestalten. Ein Fehler, der sich spätestens dann rächt, wenn die Konkurrenz in Sachen Effizienz vorbeizieht. Darum gilt es, den vorhandenen technologischen Möglichkeiten gegenüber aufgeschlossen zu sein und sie zum eigenen Vorteil zu nutzen. Vor diesem Hintergrund erstreckt sich der Weg hin zu einer modernen Kommunikationsabteilung über fünf Schritte.
- Schritt: Informieren und Recherchieren
Wer digitale Helfer nutzen möchte, muss sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Tools es überhaupt gibt und welchem Zweck sie dienen. Die Recherche nach passenden Lösungen übernimmt idealerweise ein Mitarbeiter, der technologieaffin ist und gut Englisch spricht – auch deutsche Technologieanbieter kommunizieren überwiegend auf Englisch. Daneben ist es ratsam, die Kollegen aus Marketing und Unternehmenskommunikation zu befragen: Welche Tools nutzen sie bereits? Welche Anwendungen kommen in anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz? Und lassen sich diese Tools auch für eigene Zwecke nutzen? Auf dieser Basis ist es möglich, eine erste Longlist zu erstellen.
- Schritt: Taskforce bilden
Damit sich das Projekt „Moderne Kommunikationsabteilung“ nicht im Sand verläuft, ist es ratsam, je nach Unternehmensgröße entweder ein festes Team oder einen Mitarbeiter zu benennen, das/der die weiteren Schritte verantwortet, das Vorhaben vorantreibt und die Kollegen für das Projekt begeistert. Idealerweise besteht ein solches Team nicht nur aus Kommunikationsexperten, sondern umfasst auch Mitarbeiter aus anderen Unternehmensbereichen. Erfahrungsgemäß liefern interdisziplinäre Teams die besten Ergebnisse. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen
ausreichend personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Ansonsten ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt.
- Schritt: Ziele (und Grenzen) setzen
Im Anschluss an die einleitende Recherche ist es eine wichtige Aufgabe der Taskforce, realistische Ziele zu formulieren und Grenzen zu setzen. Wie und in welchem Umfang Marketingabteilungen ihre Kommunikation automatisieren, ist eine höchst individuelle Entscheidung. Während die Ziele meist schnell festgelegt sind – Unternehmen wollen durch den Einsatz von KI üblicherweise Zeit sparen und neue Erkenntnisse gewinnen –, fällt es häufig deutlich schwerer, Grenzen zu ziehen. So sollten Verantwortliche im Hinblick auf ethische und moralische Aspekte genau überlegen, wie weit sie gehen wollen. Nicht alles, was technisch möglich ist, sollten sie tatsächlich umsetzen. Darum ist es im Zweifel ratsam, die entsprechende Entscheidung zu vertagen und stattdessen gleich zum vierten Schritt überzugehen.
- Schritt: Experimentieren
Gemäß dem Trial-and-Error-Prinzip vorzugehen, ist im Umgang mit KI-basierten Lösungen und Anwendungen zur Prozessautomatisierung auf jeden Fall empfehlenswert. Hier gilt das Motto: Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Viele Technologieanbieter bieten kostenfreie Probe-Accounts und unterstützen Anwender beim Experimentieren. Indem Marketing- und Kommunikationsabteilungen spielerisch eruieren, welche Lösungen für ihren Bedarf einen wirklichen Mehrwert bieten, leisten sie einen wertvollen Beitrag dafür, die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens zu sichern.
- Schritt: Loslegen
Sicherlich ist es so, dass sich viele KI-basierte und Automatisierungs-Lösungen noch im Beta-Stadium befinden. Dennoch gibt es etliche Tools, die bereits erprobt sind und überzeugende Ergebnisse liefern. Insbesondere im Umfeld von Marketing und Unternehmenskommunikation lassen sich viele Prozesse durch den Einsatz entsprechender Lösungen deutlich effizienter gestalten. Mithilfe sprachgesteuerter Assistenten können Anwender nicht nur einkaufen, sondern auch Grafiken und Fotos bearbeiten. Funktionen wie Sprache-zu-Text, Text-zu-Sprache und Text-zu-Video machen es möglich. Zudem ist es möglich, mehrseitige Word-Dokumente und sogar ganze PowerPoint-Präsentationen KI-basiert zu übersetzen oder Gespräche aufzuzeichnen und zu verschriftlichen.
Die Anzahl der digitalen Helferlein ist schon heute recht groß. Welche das sind und was sie leisten, verrät unsere Tool-Collection, die unter https://www.moeller-horcher.de/landingpage/tool-collection/ zum kostenlosen Download bereitsteht. Darin haben wir die Lösungen DeepL, Wortliga Textanalyse, Amazon Polly, Trint, Cogia, Wibbitz, IOX-Bot, Parlamind und Retresco unter die Lupe genommen.
Autoreninfo
Venera D’Elia hat einen Doktor in Germanistik. Seit 2000 lebt und arbeitet die gebürtige Russin in Deutschland. 2005 verstärkte Sie das Kommunikations-Team bei Möller Horcher (www.moeller-horcher.de) in Offenbach. Die zweifache Mutter ist heute Leiterin Business Development und Senior Consultant. Die Kommunikationsagentur Möller Horcher steht für langjährige Erfahrung und umfassendes Know-how im Bereich PR, Content Marketing und Lead Management. Ihre Spezialität sind die komplexen Themen in der Business-to-Business-Kommunikation von IT- und Hightech-Unternehmen. Die Agentur fokussiert sich auf die vertriebsunterstützende Kommunikation und unterhält sehr gute Kontakte zu Fach- und Branchenmedien.
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Dr. Venera D’Elia
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